Какие документы надёжнее хранить в бумажном виде

Большую часть документов можно перевести в электронный вид, считают в Минэкономразвития, где подготовили соответствующий законопроект. «Парламентская газета» разбиралась, какие бумаги можно безболезненно обратить в «цифру», а когда избавляться от них рано.

Секреты хранит печать

Минэкономразвития проанализировало действующие нормативно-правовые акты, чтобы определить препятствия для использования разного рода документов в электронной форме, говорится на сайте ведомства. Сейчас насчитывается свыше четырёхсот документов, которые по закону нужно оформлять исключительно в бумажной форме. В ведомстве считают, что многие из них можно безболезненно перевести в «цифру» — это позволит и сэкономить время, и значительно сократить затраты людей, бизнеса и государства.

В министерстве «Парламентской газете» сообщили, что переводить в цифровой вид надо прежде всего отчётность и разрешения. К примеру, до сих пор в бумажной форме выдают водительские права, разрешения на охоту, вылов рыбы, распространение иностранной прессы и многие другие документы.

«Ведомства обладают достаточными техническими возможностями, чтобы выдавать электронные документы, — уверены в министерстве. — Для подтверждения подлинности документа, его защиты разработана и внедрена усиленная квалифицированная электронная подпись». Там добавили, что речь идёт только о документах без грифов секретности.

Не выбрасывайте кредитный договор

В мае правительство внесло в Госдуму законопроект, который вводит регулирование долговременного хранения документов в электронном виде. Он предусматривает уничтожение бумажных оригиналов договоров только при согласии каждого участника многостороннего документа. Из-за сложности такой процедуры министерство готовит поправки, разрешающие наиболее крупным банкам уничтожать бумажные оригиналы без подписания клиентом электронного дубликата, написали 9 ноября «Известия» со ссылкой на Минэкономразвития.

Опрошенные «Парламентской газетой» эксперты согласны, что электронный документооборот упростит жизнь банкам, зато их клиенты могут столкнуться с трудностями. «Если банк лишается лицензии и начинается процедура банкротства, то доказать наличие у человека долга и его размер бывает непросто, — рассказал старший юрист «Легес Бюро» Дмитрий Уваров. — Недобросовестные сотрудники могут записать на клиентов долги организации, и доказать, что их нет или сумма кредита меньше, бывает проблематично — приходится исследовать подпись человека под договором».

Бумажную копию кредитного договора специалисты советуют хранить и после полной оплаты долга. Это же касается и документов на недвижимость, хотя данные о владении имуществом уже сегодня хранятся в электронной форме. В случае чего, бумаги станут важным доказательством в суде.

«Если даже банк уничтожит свой экземпляр, у клиента он останется, — объяснил преподаватель Moscow Digital School Дмитрий Кириллов. — В случае спора суду придётся устанавливать идентичность этих экземпляров и оставшихся у банков электронных копий». Эксперт уверен, что через некоторое время будет сформирована практика оценки таких доказательств.

Перевод банковского документооборота в электронный вид должен благоприятно отразиться на стоимости и качестве финансовых продуктов для потребителя, поскольку банки освободятся от затрат на хранение огромных бумажных массивов, а скорость обработки информации возрастёт. Такого оптимистичного мнения придерживается заместитель исполнительного директора Ассоциации юристов России Дмитрий Липин. Опасения по поводу риска утраты или утечки данных имеют под собой мало оснований, считает эксперт. «Банковские электронные системы относятся к объектам критической информационной инфраструктуры, — отметил он. — Это значит, что за их защищённостью внимательно следят как сами банки, так и органы госбезопасности».

Подстраховаться копией

Совсем отказываться от бумажных носителей пока не стоит, особенно в таких важных сферах, как финансы и недвижимость, сказала «Парламентской газете» член Комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Светлана Бессараб. «Люди должны иметь возможность получать бумажные документы, надлежаще заверенные и в установленные сроки, — отметила депутат. — Это особенно чувствительно для нашего старшего поколения, которое зачастую не доверяет цифровым технологиям, либо не имеет доступа к ним».

Не за горами времена, когда основные документы россиян заменят электронные аналоги, считает первый зампред думского Комитета по информационной политике, информтехнологиям и связи Сергей Боярский. Но в смелых цифровых экспериментах необходимо руководствоваться принципом «семь раз отмерь — один отрежь», считает депутат. «Систему нельзя вводить, пока она не будет оттестирована «от» и «до». И по вопросам безопасности — это главное, и по её эффективности и работоспособности», — сказал он «Парламентской газете».

Впрочем, многие документы люди уже сегодня подписывают в электронном виде, напомнил Дмитрий Кириллов. Например, в интернет-магазине человек создаёт учетную запись со своим паролем, при размещении заказа он заключает договор купли-продажи с использованием простой электронной подписи. «Подписываясь на какой-то сервис, мы указываем адрес электронной почты и ставим «галочку» о согласии с правилами обслуживания — мы также заключили договор оказания услуг и подписали его простой электронной подписью, — объяснил юрист. — В обоих случаях мы не держали в руках бумажный договор с нашим контрагентом».